
陳全正律師專欄
陳全正律師專欄
當股份有限公司的股東懷疑公司帳務有異時,該如何行使查帳權?眾勤法律事務所資深律師陳全正帶你一次搞懂股東查帳的小撇步、常見誤區與相關法條。
提到「查帳」,許多人第一時間會聯想到股東(特別是小股東)與公司經營層之間的角力。
通常股東行使查帳權也是公司爭議案件的開始,本文將介紹股份有限公司下的股東查帳權,並從實務面說明如何操作及常見問題。
股份有限公司除了股東以外,監察人、檢查人,甚至董事本身都有查帳權。
股東要能正確行使表決權、監督權,前提是必須取得正確、完整的公司資訊。
因此法律透過簿冊閱覽權機制(也就是本文所介紹的查帳),讓股東得以掌握公司財務與營運概況,作為行使權利的重要依據(臺灣高等法院113年度上字第909號民事判決)。
公司應於股東常會開會十日前,將董事會所造具的各項表冊與監察人之報告書,備置於公司,讓股東可以隨時查閱(並得偕同其所委託之律師或會計師)。
此為公司基本義務,不待股東主張。
坊間最直觀的查帳權,指股東依法可以向公司要求查閱、抄錄與複製公司的重要文件(章程、歷屆股東會議事錄、財務報表、股東名簿、公司債存根簿)。
210條第一項:除證券主管機關另有規定外,董事會應將章程及歷屆股東會議事錄、財務報表備置於本公司,並將股東名簿及公司債存根簿備置於本公司或股務代理機構。
公司董事會須將公司章程、歷屆股東會議事錄、財務報表備置於公司,至於股東名簿及公司債存根簿(如公司有發債券,參公司法第248、258條等規定)除了自行備置,也可由股務代理機構代為備置。
210條第二項:前項章程及簿冊,股東及公司之債權人得檢具利害關係證明文件,指定範圍,隨時請求查閱、抄錄或複製;其備置於股務代理機構者,公司應令股務代理機構提供。
只要能證明是公司股東,就會被認為是具有利害關係,無需另提證明(最高法院111年度台上第402號民事裁定)。
通常只要身為該公司股東的期間,都算是可以指定的合理範圍。
不過要注意的是,商業會計法第38條有規定:
.會計憑證:須保存至少5年
.帳簿及財務報表:須保存至少10年
至於超過期限後,公司就沒有持續保存的義務,如果因此銷燬而無法提供給股東,也不會被認定違反公司法第210條的規定。
公司未依規定備置文件或「無正當理由」拒絕查閱請求時,代表公司之董事(通常為董事長)將被處以新臺幣1萬元至5萬元罰鍰(公發公司處罰更重),並得按次處罰。
這裡所謂的公司「正當理由」並非恣意主張,像實務上曾有公司以本身有會計師簽證、股東提告董事長背信、侵占已不起訴為由云云拒絕查閱請求,這些都不是所謂的正當理由,還請特別留意。
不過上述商業會計法第38條所規定的保存期限,超過後公司毋須負保存義務(例如已經將文件銷燬),這是實務上會採認的正當理由。
最後,此處所罰的是代表公司董事,也就是董事長(個人的罰鍰),而非公司所有的董事。
如果透過這些罰則仍得不到效果,後續就是檢查人等程序,以及股東透過訴訟要求公司交付上述相關文件。
前述提到股東可要求查閱公司「財務報表」,但財務報表定義為何?此請直接對照商業會計法第28條規定,已明文包括:
.資產負債表
.損益表
.股東權益變動表
.現金流量表
.上述報表相關的附註說明
即事務所稱的四大表,這些文件也依商業會計法規定保存至少10年,相當重要。
答案是:不行,股東不是監察人,查帳有界限。
股東通常會要求查閱檢視原始憑證,像是「收入與支出明細帳(總分類帳)、傳票簿、進銷項原始憑證(如發票、收據等)」,藉以進一步勾稽公司內帳,釐清真實財務狀況。
但實務多認為這應該是公司監察人的職責,股東不是監察人,可以查閱的文件範圍就要比監察人小,避免僭越公司監察人或檢查人職權,以利公司正常運作經營,避免公司因應此類事件而疲於奔命。
(臺灣彰化地方法院107年度訴字第316號民事判決)
股東多會希望直接了解公司重要事項的決策流程,透過董事會議事錄檢視是最快的方式,但請注意此並不在公司法前述可調閱的範圍,公司並無義務提供(經濟部經商字第09900176780號函)。
細看公司法條文字僅寫明查閱、抄錄或複製,因此過往就常有公司方面刁難股東不可拍照等。
然而,實務上認為此處所指複製自應包括影印、拍照等方式,且不會因此侵害公司權利,此外,股東也可以委託律師、會計師協助查閱。
從上述介紹可知,股東查閱權其實只是第一步,而且範圍有相當的限制,並不是民眾認為的透過股東查帳便可「一槍斃命」。
反而需要有縝密的策略思考,包括常見的後續搭配聲請法院選派檢查人,進一步在必要範圍內去檢查公司業務帳目、財產情形、特定事項、特定交易文件及紀錄(公司法第245條)。
舉例來說,股東查閱後發現公司前後兩年度資產負債表,在資產部分有明顯的減少,至於減少的原因為何,究竟是人為因素、不法行為,抑或是外在環境影響等,就需要進一步釐清,這時即有搭配檢查人的檢查實益了。
且要注意的是,公司不能以股東既然可以依公司法第210條查閱或抄錄公司之章程、股東會議事錄及財務報表,就排除了選派檢查人檢查公司業務帳目及財產情形之必要性(臺灣彰化地方法院103年度抗字第48號民事裁定)。
因此,面對公司資訊不透明、財報異常或盈餘未分配等情形,建議及早諮詢專業人士,妥善規劃行動策略,才能真正捍衛自身權益,避免單打獨鬥、事倍功半。
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