新手老闆在記帳時往往會因為一個帳記錯而導致帳目不平,焦頭爛額的在茫茫數字海中翻找,卻怎麼找都碰壁,最後也因此影響到財務報表上的數字高估或是低估。以下分享一則小故事,是否也曾是老闆們遇到的困擾呢?

小天是一間企業管理公司的老闆,他與小威在X1年8月簽訂房屋租賃合約並收取一年的房屋租金共12萬。
他在記帳時寫下了「租金收入:12萬」,到了年底結算時才發現帳目不平衡。
明明實際收入只有5萬,為什麼帳上卻有12萬呢?!

發現問題點了嗎?小天在記帳時出現一個錯誤,那就是把預先收到的款項記錄在收入項,導致收入項虛增進而讓帳目不平衡,要如何避免這問題首先讓我們來理解何謂「預收/預付制」。
「預收/預付制」指的是預先收到的收入與預先支付的費用,這在會計項目裡稱之為「遞延項目」,簡單來說就是代表企業未來可能會收到的收入與可能會支付的費用,而本篇將著重在預收款項這塊,來跟大家解釋預收與實收的差別。

預收收入 V.S. 實收收入的差別

  • 預收收入:
    預收收入指的是公司在還沒提供實質的產品與服務之前提早從買方那裡收取現金,等到將來實際發生時再提供給對方,這其實對公司來說是一種「負債」,因為公司提前收到原本在未來才會收取的收入,換個角度去想,要是將來公司沒有能力提供給買方原本預訂好的東西,那公司也得把原本收到的錢退還回去,所以收到這筆錢的當下對公司來說就是一種「負擔」,必須要去償還的。
  • 實收收入:
    實收收入指的是公司在當年度收取到的現金,不論是否是屬於該年度的收益,一併認列在當期收益項處理,換句話說,即使當年度有簽訂合約表示在未來有一筆收入,但當下沒有實際收款的話也將不認列為當期收入。意思就是只有實際收到現金才能認列,其他情況一律不在本期做記帳處理。

知道兩者的差別之後套用在小天的例子上就能一目了然,小天原本記帳時是使用〝實收收入12萬〞去做入帳,但當年度明明要記的只有5萬。
正確做法應該是在8月簽訂合約時記預收收入12萬,到年底時再做調整分錄把當年度實收5萬從預收收入結轉到租金收入,這樣做就能夠讓小天的帳目平衡了。

老闆不要怕麻煩,因為不重視遞延項目的後果很嚴重!

看到這裡相信有不少老闆會在哀號:「預收款項最後也會結轉到收益啊,提前記錄而已沒關係吧?」不~不~不~這其實對公司影響還蠻大的,畢竟預收收入是提前收取的款項,小編再以小天的例子為例:

假設小天在X1年年底時興高采烈的把預收的錢都花完了,但到了X2年卻收到小威在不違約的情況下想退租的消息。
小威要求把之前預付的房租退給他時,小天這才發現錢都花光了!最後小天只好摸摸鼻子,賠給小威退租金。

由以上故事可以讓老闆們知道,若是不去正確記錄預收款項的話,將會影響到公司的整體估計值,以預收收入為例,若是使用實收收入去入帳會造成負債低估、收入高估,這個誤差將會導致財務報表數字虛假不實,結果不僅是老闆會賠錢,更容易因此喪失一名感興趣的購買者或是投資者(他們會覺得公司管理經營不當),反而得不償失。

小編在讀會計時,也曾經誤會過這個會計項目,認為結尾叫做「收入」那就是收益!其實更重要的是這個會計科目當下代表的意義究竟是什麼,不一定收到錢就是代表收入,去深入理解收到錢的「理由」,可以幫助老闆更加管理好公司帳唷^^。

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