公司記帳是創業者、經營者不可不忽視的一環,「記帳」很簡單卻隱含了深入的議題在裡面。看似只有報稅用途,實則能帶給企業主的遠不止如此,經營管理、控管成本、資金控管…這些都是會計師不會協助,長久下來卻能影響公司營運的重要關鍵。
之前在《公司記帳懶人包,不懂會計也能輕鬆記帳!》有提到過剛開始記帳需要具備的觀念,而本篇將針對準備記帳之後要如何進行來做整理,快來看看有哪些重點吧!
認識統一發票種類
公司只要記帳,一定會需要「收集各類發票」,不僅是可以用來報稅,也能當作企業入帳的重要依據之一。開給個人或公司,發票類型會長得不同,內容也會不一樣,隨著時代演進,不少紙本憑證開始走向數位化,提供電子檔作保存。根據財政部發佈的統一發票使用辦法第七條規定,發票種類共有五種:
三聯式統一發票
- 用途:營業人開給營業人(B2B)的發票。
- 開立方式:手寫開立,第一聯存根聯不用撕,自己留存,第二聯扣抵聯與第三聯收執聯則要撕下給顧客。
二聯式統一發票
- 用途:營業人開給消費者(B2C)的發票。
- 開立方式:手寫開立,收執聯給顧客,存根聯自己留著即可。
特種統一發票
- 用途:非適用一般稅額(5%)之營業人開立給買受人(含 B2B、B2C)的發票。
- 開立方式:手寫開立,收執聯給顧客,存根聯自己留著即可。
收銀機統一發票
- 用途:營業人開立給買受人(含B2B、B2C)的發票。
- 開立方式:透過收銀機開立。
電子發票
- 用途:營業人開立給買受人(含 B2B、B2C)的發票。
- 開立方式:網路開立,開立完的發票可以選擇印出(如:熱感應紙)、或是電子寄送的方式提供(如:e-mail、手機條碼載具……等),值得注意是開給 B2C 怕有重複兌獎問題,因此擇一選擇通知方式即可。
認識發票種類 ►►► 統一發票有哪幾種?公司記帳之前必知!
常見的三種記帳方式
「記帳」可以快速知道公司盈餘多寡,公司記帳方式主要有三種:手寫或 excel 記帳、委外記帳和使用記帳軟體。每種方式都有其優缺點,選擇適合的記帳方式需要根據公司的規模、業務、人力和成本等因素進行考量。
手寫或 excel 記帳
可以省去購買記帳軟體或者是委外給事務所的費用,並保持資料的機密性。對於一些中小型企業而言,自行記帳是一個較為經濟實惠的選擇。
委外記帳
可以省去自己記帳的麻煩,並享受專業的服務和建議。但長久下來企業主會不知道公司實際營運狀況。因為委外記帳都是只記「外帳」而非「內帳」,事務所不會協助管理公司內部的帳務,也因此若是發生財務危機時,企業也會無法即時得知。
使用記帳軟體
可以提高記帳效率和準確性,並利用數據分析和報表功能來輔助管理。像是財報雲記帳系統就有提供:自動生成財務報表、AI 辨識會計分錄和自動計算等功能,可以大大減少人為錯誤。
選擇適合自己的記帳方式 ►►► 公司記帳怎麼記?常見的三種記帳方式一定要知道!
如何踏出記帳的第一步?
看完以上的記帳重點以及對公司帶來的好處,不少企業主已經摩拳擦掌想要開始記帳了,但實際上還是有一些人擔心踏出第一步,而不去執行,例如:
- 我不懂會計、我不會記帳
⮕記帳只是商業交易的紀錄、銀行收支的說明以及憑證的收集,剩餘系統都會幫你處理好,若是老闆就應該要花點時間學會把交易資訊做紀錄。 - 沒經驗怕記錯帳怎麽辦?
⮕記錯了就刪除修改,記帳只是輔佐營運所需資訊,檢查發現有異常就去修改就好,不會因為作業寫不好被父母處罰的情形。 - 我真的很忙、沒時間來記帳
⮕記帳僅需零星時間去做,不需要任何儀式感,利用財報雲App及SaaS系統特性隨時隨地都可以記帳,重點是要如同醫美廣告詞一樣「對的事持續去做」。
實際上記帳並不困難,搭配簡易的工具有助於企業主去戰勝心魔,當維持記帳習慣之後,長久下來也能駕輕就熟,記帳根本 a piece of cake!
使用財報雲就能輕鬆記好公司帳,透過 App 拍攝 5 秒就能快速記帳,省去大量的整理時間,將每筆帳務條列式呈現,清楚知道每筆帳務,且系統後台即時顯示財務報表,讓使用者揮別 Excel 記帳的困擾,養成記帳習慣好簡單!
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