
25/01/09-小學堂後記:SaaS系統是租用還是買斷?
2025 年 1 月 9 日2025年新春,不少人已經在期待著過年,但對於會計來說,則是開始進入到忙季階段。在這段時間必須要完成報稅、扣繳、還有公司的年度報表必須要趕工完成,像是符合會計準則的資產負債表、損益表,或是營運分析圖表等等,老闆都會希望在過年前能看到,也才能訂定開工後的年度方向及目標。
但對於大多數的中小企業及新創公司而言,就算想要看到年度報表及資料也是困難重重,大部分的事務所只會協助記帳和報稅,並不會提供年度財務報表,此時若想看到就必須要「記帳」才能完成。
記帳是了解公司營運的第一步
記帳不僅是記錄收入和支出的過程,更是為企業建立穩健的財務基礎。記帳的核心目的是「整理並保存交易數據」,這些數據將進一步用於製作財務報表。只有具備完整且準確的財務報表,企業才能有效掌握營運狀況,發現潛在問題,並制定解決方案。
如何開始記帳?
記錄公司帳就跟記個人帳一樣,透過每一筆的收支準確掌握帳務,確保帳務金額與實際金額是相同的,日後就能透過這些帳務去一一審視花費狀況,因為我們容易掌握每一筆的收入,卻很難記得花了哪些錢,才需要「記帳」。以下將簡要說明「公司記帳的三大技巧」,掌握完也能成為記帳小達人!
一、規定自己每天都要完成記帳
要正確紀錄帳務的第一步是「每天記帳」,最好的情況是每天晚上定時規定自己要完成記帳,譬如每天晚上9點訂鬧鐘,讓手機自動提醒要記今天的帳務,就不易忘記。
二、學習分類每筆收支用途
記帳除了要記「收入」與「支出」,更重要的是要記錄「用途」。每筆交易都有不一樣的用途,在記錄的過程中千萬不能忽視這一點,因為這是後面做帳務分析時非常重要的依據,有了這些數據才能檢視公司的花費狀況。
三、使用標籤或備註區分收支
我們每筆帳務的用途都不一樣,像是今天晚餐 50 元、隔天晚餐 250 元,因為隔天跟朋友聚餐所以比較貴,根據這些用途導致金額差異較大,同樣的道理運用在公司上也一樣,這些註記是很重要而且不可忽視的,有時候就是因為不小心沒註記到,而導致帳務越記越亂。
透過雲端記帳軟體記好公司帳
傳統記帳方式往往耗時且容易出錯,而現代化的雲端記帳軟體能徹底改變這一情況。大多數的 SaaS 服務都有提供免費試用期,讓老闆可以試用後再購買,像是財報雲就有提供 14 天的免費試用期,除了模組功能需要加購才能使用外,其他功能都可以直接體驗喔!(點我立刻開始)
使用雲端記帳軟體不僅是可以提高記帳效率和準確性,並利用數據分析和報表功能來輔助管理。像是財報雲記帳系統就有提供:自動生成財務報表、AI 辨識會計分錄和自動計算等功能,可以大大減少人為錯誤。
營運報表自動生成好簡單!
記帳不僅僅是知道公司損益狀況,有了這些資料也可以生成各種營運報表來,提供給老闆及投資者查看。就算不懂會計,也一樣能看懂營運報表,這就是財報雲設計的初衷!
透過財報雲記帳後,系統會零時差自動生成「圖表化五大營運報表」, 營運數據、金流狀況,過去與未來一目了然!以下是財報雲的五大營運報表及影片介紹。
1. 營運分析表
在這裡能快速查看到「公司整年度的總收入與總支出」。不僅是能看到完整的圖表佔比外,也能知曉公司的損益漲跌幅度,長期下來能讓使用者快速掌握經營數字,以訂定未來公司營運規劃。(完整說明)
2. 專案/部門分析
在這裡可以查看到各項目組成分析,快速曉得專案與部門佔總收入與支出的佔比如何,可以點擊右上角進行切換。若是沒有輸入「專案」或是「部門」的話,在此圖表中皆會顯示在「其他」。(完整說明)
3. 收支付對象分析
在這裡可以查看到前十大客戶分析,快速曉得公司的客戶佔總收入與支出的佔比如何。若是沒有輸入「收支付對象別」或是「超過十個對象以外」的話,在此圖表中皆會顯示在「其他」。(完整說明)
4. 金流預估表
應收付金額與金流差額會用圖表與表格的方式呈現,在這裡可以查看到公司所有的應收付款項。(完整說明)
5. 會計科目分析
快速查找會計科目明細,可以即時知道期初、期末餘額,幫助老闆查閱資料,過去很難懂的科目明細,透過這裡就能完整看到說明。(完整說明)
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