24/06/06-小學堂後記:財報雲有支援員工墊款報帳和請款等功能嗎?
2024 年 6 月 6 日手機一拍就能完成公司記帳!新創財報雲如何成中小企業「大財務管家」?
2024 年 6 月 17 日「電子發票」對於剛創業的新手小白來說,是一個又愛又恨的東西。明明電子發票已成為生活中的一部分,但實際在使用時還是會覺得困難重重,光是「電子發票申請」就會讓人感到卻步了,更何況是一些難懂艱澀的字詞還要搞懂,像是:字軌、加值中心…在一開始接觸時真的會覺得害怕,最後還是回歸「手開發票」的懷抱。究竟這些字詞代表的意義是什麼?電子發票要怎麼申請?現在就來一探究竟。
申請之前一定要搞懂的名詞
1. 財政部電子發票整合服務平台
「財政部電子發票整合服務平台」又稱作「大平台」,是財政部提供給大眾所使用的平台,跟電子發票有關的資訊都會出現在這裡。其中平台所服務的對象非常多元,有營業人、消費者、加值中心…等等,因資訊太多有時候操作上會較不順手。
2. 加值中心
大家都知道「公司報稅」要找會計師/記帳士事務所,那要「使用電子發票」的話就要找加值中心。加值中心就像是財政部的電子發票平台窗口,透過加值中心去處理跟發票有關的所有事情,從申請到使用,加值中心都可以提供協助,為創業者減少許多與財政部之間一來一往的麻煩。同時加值中心也有提供各種串接服務,創業者不見得會直接面對加值中心,但可透過其他協作廠商來協助完成電子發票的使用,像是財報雲就與國興資訊完成串接,可以直接使用財報雲開立電子發票。
3. 電子發票字軌
創業者在使用電子發票之前一定會碰到一個名詞就叫「字軌」,但是字軌是什麼呢?「電子發票字軌」是指電子發票所使用的發票號碼。以開立紙本發票來說,企業必須要去國稅局買發票本才能開立,每一本從第一張到最後一張,都有發票號碼。同樣的,企業開立電子發票前,必須要拿到這些「雲端的發票號碼」,也就是「電子發票字軌」,才能夠開立,因此會需要去大平台先完成首次取號,等待大平台配號後,才能開始開發票。
4. 共通性載具
大家去餐廳或超商時,一定會被問「是否要存放載具?」這道理也可以運用在此。載具是指用來儲存記錄電子發票歸屬的工具,而「共通性載具」是指經財政部核准可以在所有開立雲端發票商家使用的載具,像是:手機條碼、電子信箱、自然人憑證條碼。
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電子發票申請
若是創業者想省錢自己來申請電子發票,這段漫長的流程也會讓創業者卻步,因為實在是「太麻煩了!」雖然財政部有提供相關說明的教學文件,但依然是看不懂!每個資料都分散在各處,在找尋與填寫的過程中,一來一往就耗費大量時間,以下為電子發票申請的敘述:
Step 1 準備工商憑證
工商憑證對於創業者而言是很重要的一張憑證,它可以代表公司、作為企業在網路上的電子身分證,申請任何東西只要一插卡就能網上解決,讓原本需要用紙本往來溝通的時間縮減,透過線上就能完成。如果還沒擁有可以至「經濟部工商憑證管理中心」申請。
Step 2 申請 Turnkey 或尋找加值中心
這一步非常重要,將會影響到後續使用電子發票的便利性!為什麼會這樣說呢?因為稅法有規定,公司、行號開出去的發票資料,無論是開立、作廢或註銷等,還是空白未使用到的發票號碼,全部都要上傳到大平台做為交易留存。
如何上傳可以透過 Turnkey 軟體或是加值中心來完成,若是在一開始使用上就覺得不便利,就建議要更改成適合自己的方式來做使用,一般創業者會建議直接找財政部核准的電子發票加值中心來協助,或者是來找財報雲幫你輕鬆申請,不擔心後續使用困擾。
Step 3 申請字軌
電子發票字軌必須要向當地國稅局進行申請,若是有找加值中心,通常會協助完成後續申請流程的步驟,讓創業者減少與國稅局往來溝通的時間。
Step 4 平台註冊憑證登入
前往大平台進行帳號註冊以及登入作業。(需要透過工商憑證進行登入喔!)
Step 5 字軌取號
申請完成之後創業者就可以進行取號,獲得電子發票整合平台帳密、發票字軌取號權限。
記得每雙月20號都要進行一次取號的動作。
申請電子發票很麻煩?那就找財報雲!
看完以上內容覺得申請電子發票很麻煩嗎?流程一環牽扯一環,若是申請有誤的話,使用電子發票的日期遙遙無期,與其這樣不如來找專業的!透過財報雲系統加購電子發票模組,將會有專人協助開通,不用再自己重複 key in 資料,只需要輸入一次,後續就只要等待開通即可,包含字軌取號以及開通系統使用,都有專人諮詢不再害怕!
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