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良辰吉蛋行，座落於楊梅，是一家為石虎保育而成立的蛋行，創辦人蔡鈺珊與舅舅的生態農場合作推廣健康牧草蛋。創業之初，正好適逢蛋荒、芬普尼等食安問題，因標榜新鮮無毒的經營理念，立即吸引消費者目光，送貨範圍涵蓋北至基隆、南至彰化，逐漸在雞蛋世界中找到一席之地。
圖／良辰吉蛋行。
人事與財務數字的背後，潛藏待釐清的經營問題
2018年剛投入賣蛋新事業時，蔡鈺珊把自家車庫當店面來經營，從銷售、包裝到送貨全都一個人包辦，隨著雞蛋需求量日漸增加，三年前聘僱了送貨員和兩位行政人員協助理貨與訂單，好讓她可以專心於品牌設計與產品線的開發。
圖／良辰吉蛋行。
不過，有了員工來分擔工作量，人事管理問題隨之而來。因為良辰吉蛋行的蛋源來自於小農友善飼養，產量有限，故三位工作夥伴皆屬排班制，有出缺勤、計算薪資、勞保費用等細瑣人事作業要處理，還要留心複雜的勞基法規範。再者，初次創業，難免對於財務與稅務環節感到陌生，蔡鈺珊礙於人事成本的考量，暫時無法再增加會計夥伴的加入。她一開始用手機記帳，後來改用Excel試算表，也委託外包會計師協助處理內部帳務和外部稅務。儘管持續改善作業方式，似乎還是沒辦法完全瞭解整體財務狀況。
當排山倒海來的經營事務，一件件都需要負責人花時間摸索、研究法規，並找出當下最佳的管理方式時，過程中自然占用掉不少時間，以及原本應致力發展品牌、抵禦外部競爭激烈的心力，而限縮了在市場上更進一步發展的可能性。其實不只蔡鈺珊，普遍中小微型企業都面臨到同樣的經營難題。
導入雙方案優化金流與人事，減輕70％管理負擔
在此之前，蔡鈺珊對數位技術掌握度低，透過臺灣雲市集作為數位轉型的第一站，才有機會認識到採用訂閱制收費的SaaS雲端工具，進而利用最高補助3萬點（1點=1元），一舉添購艾柏雲端有限公司的「Aibou Crew自動算薪水的排班打卡系統」和宏研有限公司的「財報雲 APP」解決當前最重要的問題。她坦言，要改變原本的工作方式，起初的確蠻不習慣的，也沒有時間去研究怎麼使用，而是先用了再說，一開始幾乎天天利用線上輔導向這兩家公司請教了不少問題，不過因為介面設計相當直覺、友善，在很短的時間內就上手了。
圖／艾柏雲端公司。
使用Aibou Crew排班打卡系統後，良辰吉蛋行從原本人工統計的紙本打卡，轉為透過雲端系統管理所有出勤和缺勤記錄，資料一目了然，排完班就能精準預測下個月的人事成本，大大節省了人資管理的時間成本也提高效率，同時員工權益資訊明朗化，等於提升了勞資雙方的信任關係與好感度。尤其送貨司機屬外勤，完成當日送貨任務後，可以直接透過手機裝置打卡下班，不用再特地回到店裡用紙本打卡。
談起財報雲，蔡鈺珊更是打從心底覺得相見恨晚；過去一直感到困擾的客戶未收款的對帳問題，現在使用手機拍憑證就可以管理好應收應付，讓公司記帳像個人記帳一樣簡單，精確的掌控成本支出以及收入，最重要的是協助到經營者更瞭解會計的流程與資金的流向，有助於未來資金預估，做好管理營運風險，利用一個聰明的APP就幫助到一家公司100％財務狀況，是相當不簡單的事。
圖／艾柏雲端公司。
雖然良辰吉蛋行剛邁入雲端企業的行列，但蔡鈺珊發現原來使用數位工具並沒有想像的那麼麻煩或是使用成本很高，對於能透過臺灣雲市集認識到財報雲 APP與Aibou Crew排班打卡兩大工具感到滿意，她堅定的說：「在資金與資源相對有限的情況，優先解決人與錢兩大層面，絕對是事業管理最重要的事。」
三大財務思維數位化，顛覆財報編纂，用AI簡化流程
根據《2023年中小企業白皮書》資料指出，2022年臺灣中小企業家數超過163萬家，占全體企業達98%以上，創歷年新高。而這些資本額在500萬以下的公司，常見的財務問題是，較少聘僱專業會計人員，財務管理層面大多停留在「記帳」的階段，拿不出完整財報，或是拿出了財報卻與營運狀況不符。宏研有限公司看見經營者的痛點，有別於坊間的財會系統以標準會計帳務概念為出發，推出訴求「不懂會計也能做好公司帳」的財報雲APP，運用手機就能掌握每日帳務，即時更新財務狀況，完全顛覆了過去財報編纂的傳統作業模式。
圖／宏研公司提供。
宏研商務長邱淑卉表示，SaaS雲端工具最大的精神是使用者自我體驗，建立以下三大財務思維，將幫助經營者勇敢邁出數位轉型的第一步：
一、從手機APP開始使用：多數經營者初打理公司財務時，往往卡在「不知道怎麼開始」，而財報雲鼓勵從手機裝置的APP著手，利用手機拍憑證就可以管理帳務，即時反應公司財報。像良辰吉蛋行就是敢於操作體驗的最佳範例，有任何操作問題，都可在YT教學影片或每月開辦的財報小學堂獲得操作資訊，或利用線上輔導管道都能輕鬆迎刃而解。只要有心開始，就會發現一點都不難。
圖／良辰吉蛋行。
二、簽好契約就記帳：多數公司習慣開發票、請款時才記帳，但正確的記帳觀念應是和合作對象簽約後，就先落實記帳習慣，再藉由系統功能提供應收應付提醒，避免因誤判現金流量而造成日後的營運隱憂。
三、優化稅務申報流程：當企業完成上述兩點操作，之後每兩個月一期的稅務申報作業，就不用臨時抱佛腳的趕帳，只需把安全連結提供會計事務所下載當期帳冊與憑證，讓一切作業雲端化，記帳士／會計師也有較多的餘裕審視帳務，更進一步做好節稅規劃，透過AI智慧降低雙邊人力並創造多贏局面！
文章轉載自經理人。
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