員工預支薪資要怎麼記帳？３步驟解決 !
員工提出預支薪資時，很多老闆第一時間會不確定：
這筆錢要先當成薪水記嗎？
還是應該先當成公司借給員工的款項？
簡單來說：
預支薪資在正式發薪前，還不算真正的薪資費用，而是公司先墊付給員工的款項。
所以在財報雲中，會分成兩個步驟來處理：
1️⃣ 預支當下：先建立「暫付款」紀錄
2️⃣ 發薪日：再用薪資紀錄搭配還款紀錄，把預支金額扣回來
下面我們用一個實際例子，帶你完成整個記帳流程。
【情境舉例】
員工小編(每月實領薪資為35,000元)因家裡突發急事需周轉，在 3/28 向公司緊急預支 70,000 元；
雙方約定從 4/5 發薪日起，每月分期扣回 10,000 元。
當員工有緊急需求申請預支薪資時，
在財報雲系統，您可以透過以下三步驟進行記帳。
第一步：建立暫付款紀錄（員工預支當天）
當您實際匯款或給員工現金時，請在系統建立一筆「暫付款」紀錄。
操作路徑： 左側「資金管理」➡️「新增資金紀錄」
- 收/付： 勾選「付款」
- 收/付款性質： 選擇 「1265 暫付款」
- 借還款入帳日期：選擇預支當日
- 對象： 選擇該位員工（如：小編）
- 金額： 輸入預支總額（如：$70,000）
此時系統會顯示該筆紀錄「剩餘收/付款金額」為 $70,000。
💡 為什麼這樣記？
此筆款項在性質上屬於暫時借款，尚未形成費用，因此在系統會以「暫付款」記錄，而非直接列為支出。
第二步：進行發薪作業（發薪日當天）
到了正式發薪日，請照平時發薪流程操作。
操作路徑： 左側「薪資管理」➡️ 「發薪作業」
- 照員工原本的薪水進行發薪作業即可
📚延伸閱讀：發薪作業怎麼做？
第三步：新增還款紀錄
最後，我們要告訴系統：這筆薪水的一部分要用來抵銷之前的借款（沖銷）。
可以想像成：發薪的同時，把之前借出去的錢拿回一部分。
操作路徑： 左側「資金管理」➡️ 「資金紀錄列表」
- 找到第一步建立的那筆 「03/28 暫付款 $70,000」 紀錄。
- 點擊右上角黃色按鈕 「新增收/付款紀錄」。
- 日期： 設定為發薪當日。
📝還款紀錄務必與發薪日設定在同一天，您的系統帳戶餘額才會與銀行存摺一致喔！ - 金額： 輸入本次員工還款的金額（例如：員工本月還款$10,000）。
儲存後，該筆紀錄的「剩餘收/付款金額」會變為 $60,000，
日後您也能透過資金紀錄列表進行管理，確認員工還有多少款項未還清。
核對帳戶金額（以預支 7 萬、月薪 3.5 萬、員工還款 1 萬為例）
當您完成上述操作後，請對照您的「帳戶明細」畫面，數字會如下呈現：
💡 重點提醒
每次發薪時，都會重複以上邏輯：先算薪資支出，再扣除本次還款金額，讓帳戶餘額與實際金流保持一致，也能記錄員工剩餘未還清的金額。