身為一人公司、中小企業的老闆,常常會需要出差到各地去開發新業務,忙到三更半夜才回到公司,讓公司同仁經常看不到老闆的人影。每到月底要報帳時,老闆才慌慌張張把身上的發票整理下來交給會計處理,但由於出差的關係發票都亂揉收進口袋,導致最後找不到發票可以報銷,或是報銷的金額與實際支出不符時,都會加深老闆與會計之間的溝通往來時間。

老闆可以快速掌握的保存發票方法

長年在外奔走的老闆,為了招攬新業務提升業績,會花到像是差旅費、行銷費等支出,但因為都在外面的關係,很難有一個固定的時間去完成記帳,變成最後都是依照發票金額為主。若是發票保存得當那還好,但常常是發票不小心弄不見或是遺失,導致沒有一個依據去佐證自己的花費,最後只能摸摸鼻子認栽倒楣。對於時常不在公司的老闆來說,該如何利用瑣碎時間做好「保存發票」與「記帳」呢?

一、使用「網狀拉鏈袋」將發票進行保存

在外出差奔走的老闆,常常是將統編發票隨便塞到口袋保存,久了不僅是容易不見、更是會與個人發票混淆,到最後很難找到。因此建議老闆可以找「網狀拉鍊袋」,將每天的統編發票固定集中做保存,不管是日後查找或是在提供給會計時,都可以迅速找到對應的發票憑證。

發票可以使用拉鍊袋保存
(圖說:發票可以使用拉鍊袋保存。/圖源:來自網路。)

二、在網路平台完成各項訂購

隨著網路資訊發達,越來越多服務可以透過線上完成訂購或選購,之後產生的發票、憑證等資訊也會通過 e-mail 寄送到公司信箱,就不用擔心憑證遺失了。像是搭乘高鐵往來通勤,若是在網路購票、手機取票的話,購票證明就可以直接下載到 e-mail ,不用再拿紙本證明,可說是相當方便。

高鐵的網路訂票系統相當便利
(圖說:高鐵的網路訂票系統相當便利。/圖源:台灣高鐵官網。)

三、透過備忘錄去記錄每天花費

未防止報銷的發票金額與實際支出不符的情況發生,建議老闆在出差時仍要進行「記帳」,可以打開手機備忘錄去做註記,將每天的花費項目、金額照實打上,在報銷之前可以先進行核對,看是否有金額上的誤差,減少後續與會計溝通的時間,加速效率。

然而,就算使用備忘錄也常會遇到帳務對不齊的情形發生,這時就應該考慮「財報雲記帳 App」

(圖說:透過手機備忘錄快速完成記帳。/圖源:財報雲示意圖。)

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隨時隨地都能記好公司帳的 App

財報雲 App」只要拍照 5 秒就能記好公司帳!減去過去繁雜的記帳流程,讓記帳變簡單!不管在哪裡隨時隨地都能拍照,將發票上傳至雲端,老闆也不用再擔心發票被自己用不見。除此之外,所有的帳務資訊都可以透過電腦檢視,當老闆在外拍的憑證時,公司的會計透過財報雲一次全看見,讓老闆忙碌的同時也能兼顧會計,一個系統滿足所有需求!

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